Как правильно заполнить трудовую книжку при приеме на работу или при увольнении

База данных

Заполнение графы 4

Согласно п.1.1 Инструкции записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 г., в трудовой книжке делается запись: «05.09.2003».

Цвета чернил

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета.

Согласно п.1.1 Инструкции записи производятся аккуратно и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п.

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.4 Правил в трудовую книжку вносятся:

  • сведения о работнике,
  • выполняемой им работе,
  • об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и
  • переводе на другую постоянную работу,
  • сведения о награждении за успехи в работе.

Согласно ч.4 ст.66 ТК РФ и п.5 Правил сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Согласно п.6 Правил трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Согласно п.10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Согласно ч.3 ст.66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Согласно п.10 Правил все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения.

Лицо, которому поручено вести трудовые книжки работников, должно уложиться в эти установленные законом сроки.

Порядковый номер

Общее правило.

Согласно п.11 Правил все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Случаи-исключения.

Из общего правила есть исключения.

img-prikaz

Так, согласно п.3.2. Инструкции при переименовании организации заполняются только графы 3 и 4 трудовой книжки: «Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер».

При заполнении дубликата трудовой книжки не нумеруется запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы. Согласно п.7.2 Инструкции, если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Инструкция и Правила не говорят о необходимости нумеровать саму запись о трудовом стаже.

Заголовки (наименования работодателей) в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о трудовых книжках» не нумеруются.

Согласно п.12 Правил с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Согласно п.35 Правил при увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в п. 36 Правил.

При заполнении трудовой книжки впервые работник также расписывается на титульном листе трудовой книжки, заверяя своей подписью правильность внесенных сведений. Аналогично работник расписывается на титульном листе дубликата трудовой книжки, вкладыша в трудовую книжку.

Еще по теме  Доверенность на получение груза. Образец заполнения 2019-2020 года

Согласно п.45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении по сокращению

Лицо, указанное в таком приказе, и будет иметь право заполнять и заверять своей подписью записи, внесенные в трудовую книжку.

Согласно тому же п.45 Правил за нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Наличие приказа, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек, практически всегда проверяют инспекторы Гострудинспекций при проведении проверок.

Обратите внимание, назначать ответственным за работу с трудовыми книжками можно того работника, который должен выполнять такую работу согласно трудовому договору (соглашению к трудовому договору) или его должностной инструкции. Например, работодатель не вправе принудительно в одностороннем порядке путем издания такого приказа заставить секретаря или офис-менеджера вести трудовые книжки, если они не согласны, а их должностными инструкциями и трудовыми договорами подобные обязанности не предусмотрены.

Согласно ст.60 ТК РФ «запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами».

фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами;

Образец заполнения трудовой книжки

дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);

запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);

профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

В последние годы значительные изменения были внесены в образовательное законодательство. Теперь соответствующие указания Инструкции расходятся с некоторыми положениями Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации».

Нынешняя редакция данного закона предусматривает несколько иные уровни образования, нежели это изложено в Инструкции.

«4. В Российской Федерации устанавливаются следующие уровни общего образования:

  1. дошкольное образование;
  2. начальное общее образование;
  3. основное общее образование;
  4. среднее общее образование.

5. В Российской Федерации устанавливаются следующие уровни профессионального образования:

  1. среднее профессиональное образование;
  2. высшее образование — бакалавриат;
  3. высшее образование — специалитет, магистратура;
  4. высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации».

«1. Образовательные уровни (образовательные цензы), установленные в Российской Федерации до дня вступления в силу настоящего Федерального закона, приравниваются к уровням образования, установленным настоящим Федеральным законом, в следующем порядке:

  1. среднее (полное) общее образование — к среднему общему образованию;
  2. начальное профессиональное образование — к среднему профессиональному образованию по программам подготовки квалифицированных рабочих (служащих);
  3. среднее профессиональное образование — к среднему профессиональному образованию по программам подготовки специалистов среднего звена;
  4. высшее профессиональное образование — бакалавриат — к высшему образованию — бакалавриату;
  5. высшее профессиональное образование — подготовка специалиста или магистратура — к высшему образованию — специалитету или магистратуре;
  6. послевузовское профессиональное образование в аспирантуре (адъюнктуре) — к высшему образованию — подготовке кадров высшей квалификации по программам подготовки научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре);
  7. послевузовское профессиональное образование в ординатуре — к высшему образованию — подготовке кадров высшей квалификации по программам ординатуры;
  8. послевузовское профессиональное образование в форме ассистентуры-стажировки — к высшему образованию — подготовке кадров высшей квалификации по программам ассистентуры-стажировки».

img

В «новых» дипломах (иных документах об образовании), выдаваемых выпускникам, теперь будет указываться образование в соответствии с новым законодательством, и следовательно, при заполнении трудовых книжек данных лиц образование будет указываться по-новому, в соответствии с данными документами. Ошибкой будет считаться указание по старинке в графе «Образование» их трудовой книжки формулировки «высшее профессиональное».

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
        Общество с ограниченной  
ответственностью «Май»  
5 10 08 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.08.2013
юристконсульта №58
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»
(ООО «Май»)
5 10 08 2013 Принят в юридический Приказ от
отдел на должность 10.08.2013
юристконсульта №58
№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Индивидуальный
предприниматель
Панин Сергей Сергеевич
5 10 08 2013 Принят на должность Приказ от
товароведа 10.08.2013
№58

Кем и как делаются записи в трудовой книжке при увольнении

Записи в трудовой книжке делаются кадровыми сотрудниками с обязательной ссылкой на приказ, которым было произведено то или иное кадровое действие. Согласно п. 5.1 постановления Минтруда от 10.10.2003 № 69 запись об увольнении в трудовой книжке образца 2019 года производится в такой последовательности:

  • гр. 1 — номер записи по порядку;
  • гр. 2 — дата события (в данном случае — увольнения);
  • гр. 3 — причина расторжения/прекращения трудового договора;
  • гр. 4 — документ-основание — приказ.
Еще по теме  Карточка индивидуального учета выплат и страховых взносов 2020-2020 скачать бланк и образец

Последний рабочий день сотрудника на предприятии является той самой датой увольнения, которую следует занести в гр. 2. В том случае, если работник ушел в отпуск с последующим увольнением, дата окончания отпуска и будет датой, которую следует внести в трудовую книжку (ст. 127 ТК РФ). В соответствии с разъяснениями из письма Федеральной службы по труду от 24.12.

Таким образом, записи в трудовую книжку при увольнении по желанию сотрудника вносятся в следующей последовательности:

  • в гр. 1 ставится следующий номер записи по порядку;
  • в гр. 2 указывается дата события (увольнения);
  • в гр. 3 делается запись: «Уволен по собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ)»;
  • в гр. 4 указываются номер и дата приказа об увольнении (приказ составляется на основании заявления сотрудника).

Где ставится печать в трудовой книжке при увольнении

Запись об увольнении в трудовой книжке образца 2019 года заверяется подписью работодателя и его печатью (при наличии). Об этом говорится в п. 35 постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 и приказе Минтруда России от 31.10.2016 № 589н. При этом имеется в виду именно печать работодателя (юрлица или ИП), а не печать, находящаяся в ведении кадровой службы. Печать работодателя ставится в графе с произведенной записью об увольнении, рядом с подписью руководителя предприятия.

В то же время печать кадровой службы может быть использована наравне с печатью организации при внесении/исправлении сведений о сотруднике. Эти записи производятся на титульном листе книжки (п. 2.2–2.3 постановления № 69).

О нюансах работы без печати читайте в нашей статье «Налоговики не вправе требовать печать у компании, которая от нее отказалась».

Как сделать запись в трудовой книжке при увольнении директора: образец

Если сотрудник, числившийся внешним совместителем, решил уволиться с основного места работы и трудоустроиться в компанию, где он работал по совместительству, на полную ставку, есть 2 способа отражения этого факта:

  1. Сделать запись об увольнении с той должности, которую он занимал по совместительству, а затем внести следующую запись о приеме на основное место работы (2 приказа и 2 традиционные записи в трудовой).
  2. В трудовую вносится запись о переводе. При этом возможно возникновение следующих ситуаций:
  • Если в трудовой до этого была сделана запись о приеме на работу совместителем, то после записи об увольнении с прежнего основного места работы в гр. 3 приводится наименование предприятия, а затем запись о том, с какого числа прежняя работа по совместительству становится основным местом работы. В гр. 4 указывается дата издания и порядковый номер приказа, которым было утверждено переоформление на полную ставку бывшего совместителя (письмо Министерства труда от 22.10.2007 № 4299-6-1). С сотрудником также понадобится заключить допсоглашение к трудовому договору, в котором необходимо указать на новый статус работника, время работы и размер оклада.
  • Если записи в трудовой о приеме совместителя на работу не было сделано ранее, то в гр. 3 делается обычная запись о приеме на работу, при этом указывается дата приема — первый день начала работы совместителем, срок работы на таких условиях. В гр. 4 указываются реквизиты 2 документов: приказа о приеме на работу по совместительству и приказа о переводе на основное место работы.
Еще по теме  Как правильно написать расписку при получении денег при ДТП скачайте образец прямо сейчас

Если сотрудник увольняется с места работы по совместительству, то запись об этом делается по его желанию на основном месте работы. При этом должен быть предъявлен документ о работе совместителем и об окончании этих трудовых отношений (п. 20 постановления № 225).

Если сотрудник увольняется в связи с сокращением штата, то в гр. 3 необходимо указать: «Увольнение по причине сокращения штата работников организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)». В гр. 4 указываются такие реквизиты, как дата и порядковый номер приказа об увольнении.

Увольнению директора предшествует ряд подготовительных процедур. Так, если он увольняется по п. 2–3 ст. 77 ТК РФ, то у собственников предприятия не возникает необходимости проводить собрание по вопросу увольнения. В других случаях собрание участников/акционеров общества является обязательным для утверждения решения, например, если решение об увольнении продиктовано тем, что владельцы компании собрались досрочно расторгнуть трудовой договор с директором (п. 2 ст. 278 ТК РФ).

Решение уволить директора, принимаемое владельцами компании, излагается в протоколе собрания участников/акционеров. На основании данного протокола еще действующий директор издает приказ о сложении с себя полномочий с указанием конкретной даты. В гр. 4 трудовой книжки можно записать как сведения о таком приказе, так и реквизиты протокола участников.

Подпись под записью делается работодателем (это один из уполномоченных участников/акционеров общества), который заключал трудовой договор с директором. Сделанная запись и подпись работодателя должны быть заверены печатью компании при ее наличии (письмо Роструда от 11.03.2009 № 1143-ТЗ, приказ Минтруда России от 31.10.2016 № 589н).

Причины для увольнения директора, вносимые в гр. 3 книжки, могут быть следующими:

  • изменение состава собственников имущества компании (п. 4 ст. 81 ТК РФ);
  • увольнение по причине принятия руководителем необоснованного решения, в результате которого был нанесен ущерб имуществу компании (п. 9 ст. 81 ТК РФ);
  • однократно допущенное грубое нарушение, неисполнение трудовых обязательств (п. 10 ст. 81 ТК РФ).

На практике существует спор о том, какой документ указывать в графе 4 раздела «Сведения о работе» в случаях, когда вносится запись о назначении на должность директора (генерального директора) общества. Одни специалисты предлагают указывать приказ о приеме на работу (приказ о вступлении в должность директора), другие считают правильным указывать протокол общего собрания участников общества. Третьи предлагают указывать оба эти документа.

Наиболее распространены последние два варианта.

Напоминаем, согласно п.3.1 Инструкции «в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу».

Вариант 1 (4.1.8)

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»
(ООО «Май»)
5 10 08 2013 Назначен на должность Протокол
генерального директора общего
собрания
участников
общества от
09.08.2013
№1

Вариант 2 (4.1.9)

№ записи Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на
другую постоянную работу, квалификации,
увольнении (с указанием причин и
ссылкой на статью, пункт закона

Наименование,
дата и номер
документа, на
основании
которого
внесена запись
число месяц Год
1 2 3 4
Общество с ограниченной
ответственностью «Май»
(ООО «Май»)
5 10 08 2013 Избран на должность Протокол
генерального директора общего
собрания
участников
общества от
09.08.2013 №1,
приказ от
10.08.2013 №23

Вместо слова «назначен» в формулировке о приеме на работу директора общества может быть слово «избран», потому что общее собрание участников общества (если участников более одного) директора избирает.

Итоги

img2

Факт увольнения оформленного на предприятии (или у ИП) сотрудника отображается в виде записи в трудовой книжке. Запись обычно делается кадровым сотрудником, заверяется подписью сотрудника, ответственного за ведение книжек (как правило, это руководитель), печатью компании (при наличии) и подписью увольняемого (п. 35 постановления № 225).

О правилах ведения кадрового учета читайте в нашей статье «Порядок ведения кадрового учета на предприятии».

Трудовая книжка — документ, который важно вести без ошибок. Это касается фиксации в нем любой информации — в том числе и той, что отражает процедуру оформления сотрудника на работу. Данная процедура может предполагать последовательное заполнение сразу нескольких разделов и граф трудкнижки.

Оцените статью
Портал о страховании
Добавить комментарий

Нажимая на кнопку "Отправить комментарий", я даю согласие на обработку персональных данных и принимаю политику конфиденциальности.